Złóż ZAW-FA i wejdź płynnie w Krajowy System e-Faktur. Sprawdź kto powinien to zrobić jak najszybciej!
- Dotychczas w woj. podlaskim jedynie co czwarty podmiot złożył ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
- Temat dotyczy m.in. spółek z o.o., spółek cywilnych, spółek jawnych, stowarzyszeń, samorządowych jednostek organizacyjnych, spółdzielni, fundacji czy związków zawodowych.
- Bez tego zgłoszenia organizacja może mieć problem z terminowym nadawaniem dalszych dostępów pracownikom lub biurom rachunkowym, co w przyszłości zablokuje możliwość wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
- Uwaga: komunikat dotyczy podmiotów nieposiadających kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Niemniej, już od 1 lutego wiele podmiotów potrzebuje dostępu do KSeF, żeby móc pobrać faktury wystawiane przez duże firmy i móc je wykorzystać w swoich rozliczeniach. Dotyczy to m.in. takich podmiotów jak: - Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- Spółki cywilne nie prowadzące działalności na podstawie umowy zawartej zgodnie z kodeksem cywilnym
- Spółki jawne
- Stowarzyszenia
- Gminne Samorządowe Jednostki Organizacyjne
- Powiatowe Samorządowe Jednostki Organizacyjne
- Samorządy Gospodarcze i Zawodowe niewpisane do KRS
- Wspólnoty mieszkaniowe
- Spółdzielnie
- Związki zawodowe
- Wspólnoty samorządowe
- Fundacje
Czym jest druk ZAW-FA?
Zawiadomienie ZAW-FA pozwala na wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu podmiotu posiadającego osobowość prawną tzw. superadministratora. Nie jest to „deklaracja przejścia na e-faktury", tylko dokument, który pozwoli na uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a także nadawania dalszych uprawnień w KSeF. Składa się go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Kogo dotyczy ZAW-FA?
Jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną i ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich bez zgłaszania ich w urzędzie. W pozostałych przypadkach, aby korzystać z KSeF, podatnik musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną właśnie przez ZAW-FA.
Podlaskie statystyki
Z danych podlaskiej Krajowej Administracji Skarbowej wynika, że w podlaskich urzędach skarbowych jak do tej pory formularz ZAW-FA złożyło 6,5 tys. podmiotów. Oznacza to, że zaledwie co czwarta organizacja w regionie jest przygotowana od strony formalnej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF.
Dlaczego ZAW-FA jest tak ważny?
Bez tego zgłoszenia organizacja może mieć problem z terminowym nadawaniem dalszych dostępów pracownikom lub biurom rachunkowym, co w przyszłości zablokuje możliwość wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Przypomnijmy – jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.
Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy
1.Wypełnienie formularza
• Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
• Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2.Podpisanie formularza
• Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
3.Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
• Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
• Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
• Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).